Image by Oliver Menyhart from Pixabay.com
Codzienne funkcjonowanie firmy opiera się na trzech filarach, jakimi są dokumentowanie sprzedaży, prowadzenie rozliczeń podatkowych oraz organizacja pracy osób odpowiedzialnych za finanse. Platforma wFirma łączy te obszary w jednym środowisku online, dostępnym z każdego urządzenia i niezależnym od lokalizacji użytkownika. Automatyzacja wsparta technologią OCR oraz funkcjami Cyfrowego Asystenta Księgowego przyspiesza księgowanie wydatków na podstawie zdjęć i skanów dokumentów, a integracje z Krajowym Systemem e-Faktur, bankowością elektroniczną oraz e-ZUS dodatkowo ograniczają liczbę manualnych czynności wymaganych do prowadzenia firmy zgodnie z obowiązującymi przepisami. System sprawdza się równie dobrze w przypadku osoby samozatrudnionej, jak i biura obsługującego setki klientów, co czyni go praktycznym wsparciem dla różnych modeli prowadzenia działalności gospodarczej.
Dokumentowanie transakcji handlowych należy do najczęściej wykonywanych czynności administracyjnych w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności. Program do wystawiania faktur pozwala obsłużyć wszystkie rodzaje dokumentów przewidzianych przepisami podatkowymi, w tym faktury korygujące, dokumenty marża oraz wystawiane w procedurze VAT OSS, a bezpośrednia integracja z Krajowym Systemem e-Faktur sprawia, że ich przesyłanie i archiwizowanie odbywa się automatycznie, zgodnie z aktualnymi wymogami formalnymi nakładanymi przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi korzystać z dodatkowych narzędzi do obsługi struktury ustrukturyzowanej dokumentów sprzedaży. Funkcjonalność związana z dokumentowaniem transakcji obejmuje również obsługę kontrahentów zagranicznych, ponieważ system umożliwia wystawianie faktur w wielu wersjach językowych oraz walutach obcych, z automatycznym przeliczeniem kursu według tabeli Narodowego Banku Polskiego. Takie podejście jest istotne dla firm prowadzących sprzedaż eksportową, gdzie poprawne rozliczenie różnic kursowych wpływa na zgodność dokumentacji finansowej z obowiązującymi przepisami. Dostępność wielu szablonów graficznych oraz możliwość umieszczenia własnego logo pozwala dodatkowo zachować jednolity wizerunek firmy na każdym wystawianym dokumencie, niezależnie od liczby obsługiwanych klientów.
Praktycznym elementem nowoczesnej sprzedaży jest możliwość automatycznego generowania dokumentów cyklicznych, co sprawdza się przy rozliczaniu abonamentów, czynszów czy stałej obsługi powtarzalnych usług. Mechanizm ten pozwala uniknąć pominięcia terminu wystawienia dokumentu i znacząco ogranicza czas potrzebny na powtarzalne czynności administracyjne. W połączeniu z modułem CRM, integrującym dane kontrahentów pobierane automatycznie z bazy GUS, przedsiębiorca zyskuje pełny obraz historii współpracy z każdym klientem oraz możliwość planowania zadań i terminów płatności w jednym, uporządkowanym systemie. Dla firm prowadzących sprzedaż wielokanałową, na przykład poprzez platformy marketplace lub własny sklep internetowy, kluczowe staje się połączenie fakturowania z gospodarką magazynową oraz integracjami e-commerce. Takie rozwiązanie pozwala zarządzać zamówieniami, stanami towarów i dokumentami sprzedaży bez konieczności przenoszenia danych między odrębnymi aplikacjami, co znacząco usprawnia organizację pracy w firmach o większym wolumenie transakcji. Coraz częściej istotnym elementem fakturowania staje się też wsparcie płynności finansowej, na przykład poprzez szybkie płatności online czy możliwość finansowania faktur z odroczonym terminem zapłaty, co pozwala otrzymać należność niemal natychmiast, niezależnie od warunków uzgodnionych z odbiorcą.
Rozliczenia finansowe wymagają narzędzi, które łączą funkcje podatkowe z mechanizmami automatyzującymi powtarzalne czynności księgowe. Program do prowadzenia księgowości oparty na technologii rozpoznawania danych ze skanów i zdjęć dokumentów pozwala przyspieszyć księgowanie wydatków oraz ograniczyć liczbę błędów wynikających z ręcznego wprowadzania kwot, co ma znaczenie zarówno dla osób samodzielnie prowadzących ewidencję podatkową, jak i dla specjalistów obsługujących wielu klientów jednocześnie. System tego typu obejmuje prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów lub ewidencji przychodów, generowanie i wysyłkę plików JPK_V7, a także obsługę deklaracji podatkowych i zgłoszeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bez konieczności posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W przypadku biur obsługujących wielu klientów istotnym wyzwaniem staje się organizacja codziennej pracy zespołu oraz nadzór nad terminowością rozliczeń. Program do zarządzania biurem rachunkowym pozwala stworzyć listę firm klienckich z możliwością wykonywania działań masowych, co przyspiesza realizację powtarzalnych czynności wobec wielu podmiotów jednocześnie. Mechanizm uprawnień umożliwia przypisanie poszczególnym pracownikom roli opiekuna, księgowego lub kadrowego, a osoba kierująca biurem może samodzielnie definiować zakres dostępu do poszczególnych modułów oraz funkcji programu, zarówno dla zespołu, jak i dla klientów korzystających z panelu online.
Organizacja pracy w biurze rachunkowym obejmuje również tworzenie list zadań przypisanych do konkretnych pracowników lub kontrahentów, z możliwością ustalania priorytetów oraz terminów realizacji. Raporty pracochłonności generowane automatycznie na podstawie wpisów księgowych pozwalają ocenić rzeczywiste obciążenie zespołu w podziale na miesiące, kwartały lub okresy roczne, co wspiera planowanie pracy oraz wycenę usług świadczonych na rzecz klientów. Dodatkowym elementem usprawniającym codzienną organizację jest terminarz przypominający o płatnościach składek ZUS, zaliczek na podatek dochodowy oraz terminach składania deklaracji VAT, który można zintegrować z kalendarzem zewnętrznym. Biura korzystające z takiego systemu mogą wystawiać faktury za usługi cykliczne w sposób masowy, jednym kliknięciem obejmującym wszystkich klientów, a dodatkowe czynności wykonywane poza standardowym zakresem obsługi są automatycznie wycenione i przedstawione klientowi do akceptacji przed wystawieniem dokumentu rozliczeniowego. Brak limitu liczby użytkowników w ramach jednego konta pozwala dowolnie skalować zespół bez konieczności zmiany platformy, a zbiorcza wysyłka informacji o podatkach i składkach do wszystkich obsługiwanych podmiotów ogranicza dodatkowo czas poświęcany na komunikację administracyjną z każdym klientem indywidualnie. wFirma w ten sposób wspiera nie tylko jednostkowe rozliczenia, ale całą organizację pracy zespołu odpowiedzialnego za finanse wielu firm.
