Każdy pracodawca może już teraz zdalnie zweryfikować zaświadczenie, które ZUS wydał w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy (formularz USP). Autentyczność zaświadczenia można sprawdzić na stronie internetowej ZUS.

Od 1 stycznia 2026 r. osoby zatrudnione w jednostkach sektora finansów publicznych mogą zwrócić się do pracodawcy, aby doliczył im do stażu pracy inne okresy aktywności zawodowej niż te wykonywane na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy będą miały zastosowanie do pozostałych pracodawców od 1 maja 2026 r.

ZUS przygotował dla pracodawców narzędzie potwierdzające autentyczność elektronicznych zaświadczeń. Aby ją zweryfikować, należy wejść na stronę zus.pl, kliknąć kafelek [Wyszukiwarki i usługi], a następnie link Usługa potwierdzania autentyczności zaświadczeń o podleganiu ubezpieczeniom lub opłacaniu składek, będącego odpowiedzią ZUS na wniosek USP (usługa na portalu eZUS).

Co ważne, usługa nie weryfikuje zaświadczeń, które ZUS wydaje na podstawie innych wniosków, np. składanych na formularzu US-7.

Weryfikacja elektronicznego zaświadczenia krok po kroku

Pracownik:

• pobiera ze swojego konta w eZUS zaświadczenie (plik o nazwie „usp‑zas‑a” lub „usp‑zas‑r” z rozszerzeniem „.pdf”),
• udostępnia je pracodawcy w formie elektronicznej (np. przesyła mejlem albo przynosi na dysku USB).

Pracodawca:

• zapisuje plik na dysku,
• otwiera podstronę „Weryfikacja zaświadczenia”
• klika w link [Kliknij tutaj, aby dodać plik] i wybiera właściwy plik zapisany na dysku komputera lub przeciąga plik na wskazane pole.

Usługa zwraca wynik:

• „Zaświadczenie zostało pomyślnie zweryfikowane” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS znajduje się zaświadczenie o treści identycznej z tą w przesłanym pliku,
• „Zaświadczenie zostało zweryfikowane jako nieprawidłowe” – taki komunikat oznacza, że w bazie ZUS nie ma zaświadczenia o identycznej treści.

Przyczyną nieprawidłowości może być m.in. zmiana treści zaświadczenia. Aby wyjaśnić sytuację, pracownik, którego ono dotyczy, powinien zgłosić się osobiście do placówki ZUS albo umówić się na e-wizytę. 

Staż pracy na nowych zasadach

- Do ZUS w pierwszym kwartale 2026 r. wpłynęło 587 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. Ponieważ Zakład ma 7 dni roboczych na rozpatrzenie takiego wniosku, proces jest maksymalnie zautomatyzowany. ZUS wydał blisko 1 mln zaświadczeń – informuje Anna Grabowska, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie warmińsko-mazurskim