Jak się przygotować do wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym?

Biura rachunkowe i inne firmy działające w Polsce już od kilku miesięcy przygotowują się do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. System ten lada chwila stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców, dlatego warto go znać i wiedzieć, jakie możliwości daje. Jak przygotować się do wdrożenia KSeF w swojej firmie? O czym należy pamiętać? Sprawdźmy najważniejsze informacje!

KSeF w biurze rachunkowym

Czy wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym jest wymagającym zadaniem? Na szczęście cały proces może przebiegać sprawnie i zgodnie z przepisami, zwłaszcza gdy odpowiednio się do tego przygotujemy. W tym wypadku istotną kwestią jest zarządzanie uprawnieniami, gdyż bez ich prawidłowego nadania nie ma mowy o korzystaniu z KSeF. W przepisach MF wskazano, że istnieją trzy rodzaje uprawnień, a mianowicie:

• Zarządzanie uprawnieniami - pozwala przypisywać, zmieniać i odbierać dostęp w obrębie Krajowego Systemu e-Faktur. 
• Wystawiania i dostęp do faktur strukturalnych - pozwala na weryfikację dokumentów kosztowych i przychodzących oraz obsługę sprzedaży. 
• Wystawianie faktur w trybie tzw. samofakturowania - dotyczy przypadków, gdzie nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy. 

W jednoosobowych firmach przedsiębiorca automatycznie posiada pełny zakres uprawnień, po zalogowaniu się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Z kolei w spółkach, które nie posługują się pieczęcią kwalifikowaną z NIP-em, trzeba złożyć zawiadomienia ZAW-FA i wskazać osoby upoważnione do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Kto ma możliwość wystawienia faktury w imieniu klienta?

Znaczącym ułatwieniem w codziennej działalności jest z pewnością program do fakturowania wFirma. Kto może wystawiać faktury w imieniu klienta? Okazuje się, że Ministerstwo Finansów jasno wskazało aspekty dotyczące delegowania uprawnień. Dzięki temu przedsiębiorca może nadać uprawnienia konkretnej osobie fizycznej, przykładowo pracownikowi biura rachunkowego lub upoważnić takie biuro jako podmiot, tak aby pracownicy mieli prawo do tworzenia faktur w KSeF. Pamiętajmy jednak o tym, że w praktyce najbardziej elastycznym rozwiązaniem jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. To daje możliwość przypisywania dostępów pracownikom, bez konieczności angażowania swojego klienta. Nowoczesny program do fakturowania z KSeF dla biura rachunkowych od wFirma pozwala nadawać uprawnienia nawet z poziomu aplikacji, bez logowania się do platformy KSeF. Jest to znaczne usprawnienie i ułatwienie codziennych zadań. 

Program do fakturowania z KSeF

Jeśli chodzi o najważniejsze funkcje programu do fakturowania z KSeF, są one następujące:

• Integracja z drukarkami online - program bazuje na unikalnych rozwiązaniach, które dają możliwość integracji z większością drukarek fiskalnych z funkcją raportowania e-sprzedaży. 
• Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur - system ten lada dzień stanie się obowiązkowy dla firm w całej Polsce.
• Fakturowanie na podstawie zadań - do dyspozycji mamy cykliczne fakturowanie i integrację z kalendarzem Google. W efekcie otrzymujemy maile i powiadomienia o ważnych terminach i zadaniach do wykonania. 
• Raportowanie sprzedaży do Fiskusa za pomocą plików JPK - integracja z MF to gwarancja wygodnego raportowania e-sprzedaży do krajowego rejestru faktur przy pomocy plików JPK_FA. 
• Zautomatyzowane wystawianie faktur - platforma jest zintegrowana z dostawcami sklepów online, a sprzedać można rozliczać w jednym miejscu. Ogromnym atutem jest też automatyzowany proces wystawiania faktur i paragonów. 
• Zarządzanie sprzedażą z CRM - wszystkie ważne informacje znajdują się w CRM, dzięki czemu z łatwością zachowamy poprawne relacje z klientami i zoptymalizujemy kontakty. Oprogramowanie jest też zintegrowane z bazą firm w Głównym Urzędzie Statystycznym. 

Poza tym katalog produktów i usług może zastępować System Magazynowy i znacznie przyspieszać pisanie tych faktur, które dokumentują sprzedaż takich samych produktów. Użytkownicy wystawiają faktury elektroniczne zgodnie z normami przyjętymi w UE i wdrożonymi w Polsce.