materiał partnera
KSeF wciąż budzi emocje, ale nie dlatego, że firmy boją się nowych systemów, bardziej dlatego, że nikt nie chce dowiedzieć się o problemach dopiero wtedy, gdy faktury zaczną wracać z błędami. Doradcy i księgowi, w tym specjaliści z https://wzpartners.pl/, widzą to codziennie: jedne firmy traktują KSeF jak drobną zmianę techniczną, a inne, jak rewolucję, która dotknie każdy ich dokument. Prawda leży gdzieś pośrodku. To obowiązek, ale też okazja do uporządkowania finansów, jeśli podejść do tego z wyprzedzeniem.
KSeF nie jest kolejną aplikacją ani opcjonalnym narzędziem, które można „włączyć później”. To centralny system, przez który firmy będą musiały wystawiać i odbierać faktury, niezależnie od wielkości działalności. Oznacza to, że każdy dokument trafi do jednej bazy, a przedsiębiorca musi działać zgodnie z ustalonymi formatami i procedurami. System ma uporządkować procesy, ale dla wielu firm będzie to spora zmiana, bo dotyczy ona zarówno księgowości, jak i działów sprzedaży czy administracji. Wdrożenie wymaga przygotowania programu do fakturowania, sprawdzenia integracji oraz przeszkolenia pracowników. Jeżeli firma korzysta z kilku różnych narzędzi, konieczne może być ich ujednolicenie lub zmiana.
KSeF wprowadza większą przejrzystość i automatyzację, ale zadziała poprawnie tylko wtedy, gdy w firmie istnieje spójny i uporządkowany obieg dokumentów. Przedsiębiorcy powinni zacząć od sprawdzenia, kto wystawia faktury, kto je zatwierdza i gdzie trafiają po wysyłce. Jeśli firma prowadzi część dokumentów w Excelu, część w programie, a część w papierze, wdrożenie KSeF może okazać się trudne. Warto także zweryfikować, czy dane firmowe są spójne i aktualne, bo system bardzo surowo reaguje na błędy formalne. Dobrym krokiem jest przygotowanie listy produktów i usług w jednolitym formacie oraz ustalenie procedur na sytuacje wyjątkowe, takie jak korekty czy anulowanie faktury.
Firmy, które zaczną przygotowania już teraz, zyskują przede wszystkim czas i spokój. Wczesne wdrożenie pozwoli przetestować system, sprawdzić integracje i nauczyć się nowych procedur bez presji. Pracownicy mogą stopniowo przechodzić na nowy model pracy, dzięki czemu błędy pojawią się rzadziej i będą łatwiejsze do wychwycenia. Przedsiębiorca może też ocenić, czy obecne oprogramowanie spełnia wymagania, czy potrzebna jest zmiana na bardziej nowoczesne. Wczesne przygotowanie daje również szansę na poukładanie procesów w firmie tak, aby były prostsze i szybsze niż przed wdrożeniem KSeF.
