KSeF - kogo dotyczy ten system?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur już za jakiś czas stanie się konieczne dla każdego przedsiębiorcy w naszym kraju. Jest to specjalny system informatyczny, który pozwala tworzyć, wysyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane, korzystając z jednego centralnego miejsca. Z KSeF można korzystać dobrowolnie już od kilku lat, jednakże od 2026 będzie to obowiązkowe dla firm w Polsce. Kogo dotyczy Krajowy System e-Faktur? Co z podatnikami zwolnionymi z VAT?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) - kto nie będzie musiał z niego korzystać?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wzbudza wiele emocji w przedsiębiorcach. KSeF - kogo dotyczy? Aby odpowiedzieć na to pytanie, warto dowiedzieć się, kto nie będzie musiał wystawiać faktur w KSeF, zgodnie z ustawą o VAT. Obowiązek tworzenia faktur w tym systemie od 1 lutego 2026 roku nie dotyczy głównie:

• Podatników niemających siedziby działalności na terytorium Polski
• Podatników niemających siedziby działalności w Polsce i posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium RP (to miejsce nie uczestniczy w dostawach towarów, dla których tworzone są faktury)
• Podatników posiadających siedzibę swojej działalności na terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska korzystającego ze zwolnienia z VAT na terytorium RP
• Podatników odpowiednio dokumentujących dostawy towarów i świadczenie usług określonych w drodze rozporządzenia wydanego przez Ministra Finansów, w którym nie ma obowiązku tworzenia faktur ustrukturyzowanych
• Podatników wystawiających faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą własnej działalności gospodarczej

W powyższych przypadkach wystawiane będą faktury elektroniczne lub papierowe, zależnie od potrzeb. Pamiętajmy jednak o tym, że w wielu sytuacjach istnieje możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), co może nieść za sobą wiele korzyści dla przedsiębiorcy. 

KSeF dla podatnika zwolnionego z VAT - co trzeba wiedzieć?

Bardzo ważną kwestią dla wielu osób jest też KSeF a ryczałt. Zanim dowiemy się, jak wygląda ta kwestia dla podatników zwolnionych z VAT, poznajmy dokładny harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek korzystania z KSeF zostanie wdrożony od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników (sprzedaż brutto większa niż 200 mln złotych; dotyczy to także zwolnionych z VAT), od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników (w tym dla zwolnionych z VAT, z wyłączeniem tzw. wykluczonych cyfrowo) oraz od 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych podmiotów wykluczonych cyfrowo (z limitem sprzedaży do 10 tysięcy złotych miesięcznie). Warto podkreślić, że podatnicy zwolnieni przedmiotowo lub podmiotowo z VAT nie są wyłączeni z obowiązku stosowania Krajowego Systemu e-Faktur w zakresie tworzenia faktur dotyczących dostaw towarów i świadczenia usług!

Wygodne fakturowanie w KSeF

W jaki sposób wygodnie wystawić fakturę w KSeF w systemie wFirma? Takie zadanie jest intuicyjne i nie wymaga posiadania wiedzy lub dokonywania skomplikowanych czynności po stronie osoby prowadzącej działalność. W celu włączenia integracji z KSeF przechodzimy do zakładek: Ustawienia-Faktury-E-Faktury i wybieramy opcję Włącz Integracje. Jeśli chcemy wystawiać fakturę, klikamy: Przychody-Sprzedaż-Wystaw-Fakturę i uzupełniamy najważniejsze dane. Potem wybieramy opcję Zapisz i Wyślij do KSeF. Po pozytywnym wysłaniu system wystawi fakturę i nada jej systemowy numer KSeF. Poza tym dokument ten będzie dostępny w systemie po stronie nabywcy - można ją z powodzeniem pobrać z KSeF i zaimportować do systemu księgowego.  

Podsumowując, warto zauważyć, że obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur już niedługo stanie się codziennością dla polskich przedsiębiorców. W takim wypadku powinniśmy znać najważniejsze przepisy z tego zakresu i się do nich stosować. Ogromnym ułatwieniem może być korzystanie z systemu wFirma, gdzie sprawnie wystawimy dokumenty w KSeF i prześlemy je do odbiorcy. Cały proces jest bardzo łatwy i może znacznie przyspieszać codzienną pracę.